Xavier Delattre dirige son cabinet d'expertise comptable avec environ quatre-vingts clients. Il leur offre un service encore meilleur depuis avril 2018, grâce à la mise en œuvre de Billtobox, la plateforme communautaire d'Unifiedpost Group. "Une avancée considérable, tant pour notre entreprise que pour nos clients", dit-il.
Avant même la mise en œuvre de Billtobox, Xavier Delattre misait déjà sur la numérisation de son bureau. "Nous gérions nos documents de manière numérique autant que possible, même lorsque beaucoup de nos concurrents travaillaient encore largement avec du papier. Nous étions toujours à la recherche des meilleurs outils pour cela. Pendant longtemps, nous avons utilisé un outil électronique qui nous a beaucoup aidés, mais qui présentait aussi quelques inconvénients. Tout d'abord, nos clients devaient encore tout pré-coder eux-mêmes. Pour beaucoup d'entre eux, ce seuil était trop élevé, ce qui les empêchait de rejoindre le système. Pour d'autres clients, notamment les plus petits, le coût mensuel de l'outil était alors le principal obstacle."
Créatif avec les scanners
Pour continuer à offrir à ses clients un maximum de numérisation et d'automatisation, Delattre a mis le paquet. Il a également mis au point un système permettant aux clients d'envoyer leurs documents numérisés à une adresse électronique spécifique avec un objet spécifique. "En soi, c'est un progrès, mais ce n'est pas non plus infaillible : si le client fait une erreur dans l'objet, par exemple, les choses peuvent encore mal tourner. Pendant un certain temps, nous avons même proposé à nos clients des scanners préprogrammés. Ils ont été configurés pour nous envoyer presque automatiquement tous les documents numérisés de la bonne manière. Nos clients nous en ont été très reconnaissants, mais nous avions toujours le problème que les documents arrivaient sous forme de fichiers PDF. Delattre s'est manifestement donné beaucoup de mal pour ses clients, mais un simple flux de documents entre le client et son bureau est malheureusement resté un rêve lointain. Jusqu'à ce qu'il tombe sur Banqup ....
Décharge maximale
"Ce système est vraiment une bouffée d'air frais. Le principal avantage réside dans le fait qu'il permet à nos clients d'économiser beaucoup de temps et de travail. En fait, nos clients veulent tous la même chose : nous faire parvenir leurs documents aussi simplement et rapidement que possible, puis ne plus avoir à s'en soucier. C'est exactement ce que nous pouvons leur offrir grâce à Banqup."
Selon M. Delattre, la force de Billtobox réside principalement dans deux éléments. Tout d'abord, la commodité du pré-codage des documents, qui comprend, par exemple, la reconnaissance automatique des métadonnées et la conversion des documents au format électronique. Cela permet notamment à nos clients d'économiser beaucoup de travail", souligne M. Delattre. "Mais cela nous est également très utile. En effet, tous les documents nous parviennent sous forme d'UBL et le traitement de la TVA s'en trouve grandement facilité. Le processus de traitement manuel des factures est ainsi éliminé et nous avons la garantie qu'aucune erreur ne s'est glissée dans le codage. Quant à nos clients, ils ont la garantie que leurs factures sortantes sont correctes et qu'elles parviennent plus rapidement à leurs clients, ce qui signifie qu'ils sont également payés plus rapidement.
Les gains d'efficacité sont surtout perceptibles dans les entreprises qui comptent de nombreux petits clients. M. Delattre est convaincu que, selon le type de client, son bureau gagne entre 15 et 50 % de temps dans l'encodage des ventes. " D'autant que la création de la fiche client se fait automatiquement via UBL. Et même si le gain d'efficacité est moindre en ce qui concerne les achats, nous réalisons parfois jusqu'à 15 % de gain de temps là aussi."
Maximiser le potentiel
Delattre est convaincu qu'il n'utilise pas encore tout le potentiel de Banqup. "À l'avenir, je veux absolument utiliser aussi les services de paiement. Le paiement de mes clients à moi sera également plus simple et plus rapide. Je suis vraiment très satisfait de Banqup, surtout parce que c'est un système très facile à utiliser, même pour mes employés", conclut-il.
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